Microsoft 365 beheren zonder eigen ICT-afdeling

Microsoft 365 is bij veel kleine bedrijven inmiddels een vast onderdeel van de werkdag. Outlook voor e-mail, Word en Excel voor documenten, Teams voor communicatie en OneDrive of SharePoint voor bestanden.

Het mooie is dat een bedrijf daar geen eigen serverruimte of uitgebreide technische infrastructuur voor nodig heeft. Met een paar medewerkers kun je al professioneel vanuit de cloud werken.

Maar Microsoft 365 gebruiken en Microsoft 365 goed beheren zijn twee verschillende dingen.

Want wie maakt een account aan wanneer er een nieuwe medewerker begint? Wie bepaalt welke bestanden iemand mag zien? En wie controleert of accounts voldoende beveiligd zijn?

Vooral bij kleine bedrijven zonder eigen ICT-afdeling zijn dat belangrijke vragen.

Microsoft 365 begint vaak heel eenvoudig

Bij een klein bedrijf is de eerste inrichting meestal overzichtelijk.

Er worden een paar Microsoft 365-licenties aangeschaft, medewerkers krijgen een e-mailadres en Outlook wordt ingesteld. Daarna kan iedereen aan het werk.

Wanneer het bedrijf groeit, verandert de omgeving vanzelf mee.

Er komen gebruikers bij. Bestanden moeten worden gedeeld. Er ontstaan gedeelde mailboxen, agenda's en Teams-omgevingen. Medewerkers willen thuiswerken en gebruiken naast hun laptop misschien ook een smartphone.

Wat begon met drie mailboxen, wordt langzaam een complete digitale werkomgeving.

Op dat moment wordt goed beheer steeds belangrijker.

Een nieuwe medewerker betekent meer dan een mailbox

Wanneer iemand bij een bedrijf begint, moet er digitaal behoorlijk wat geregeld worden.

Een nieuwe medewerker heeft bijvoorbeeld een account nodig, maar vaak ook toegang tot bepaalde bestanden, gedeelde mailboxen, agenda's en andere applicaties.

Niet iedere medewerker hoeft overal bij te kunnen.

Iemand die verantwoordelijk is voor administratie heeft misschien andere rechten nodig dan een medewerker in de buitendienst. Door vooraf goed te bepalen wie toegang krijgt tot welke informatie blijft de omgeving overzichtelijker en veiliger.

Ook de computer zelf moet worden ingericht. Outlook moet werken, bestanden moeten beschikbaar zijn en de medewerker moet veilig kunnen inloggen.

Goed Microsoft 365 beheer gaat daarom veel verder dan alleen een licentie aanschaffen.

OneDrive en SharePoint hebben ieder een eigen rol

Een veelvoorkomende uitdaging binnen bedrijven is het organiseren van bestanden.

Microsoft 365 biedt daarvoor onder andere OneDrive en SharePoint.

OneDrive is vooral bedoeld voor persoonlijke werkbestanden van een gebruiker. SharePoint kan juist worden gebruikt voor bestanden waar meerdere medewerkers samen mee werken.

Dat onderscheid is belangrijk.

Wanneer alle bedrijfsdocumenten verspreid staan over persoonlijke mappen van medewerkers, kan dat voor problemen zorgen wanneer iemand uit dienst gaat of langere tijd afwezig is.

Door gedeelde bedrijfsinformatie centraal te organiseren, blijft duidelijk waar documenten thuishoren en wie er toegang toe heeft.

Beveiliging hoort bij het dagelijkse beheer

Een cloudomgeving maakt werken flexibel, maar betekent ook dat medewerkers vanaf verschillende apparaten en locaties kunnen inloggen.

Daarom hoort beveiliging standaard bij het beheer van Microsoft 365.

Een belangrijke maatregel is multifactorauthenticatie. Daarbij is alleen een wachtwoord niet voldoende om toegang tot een account te krijgen.

Daarnaast spelen toegangsrechten een belangrijke rol.

Een medewerker hoeft alleen toegang te hebben tot de informatie die nodig is voor zijn of haar werkzaamheden. Door rechten regelmatig te controleren voorkom je dat toegang zich in de loop der jaren steeds verder opstapelt.

Ook het beheer van apparaten is relevant. Een nieuwe laptop moet veilig worden ingericht en wanneer een apparaat vervangen of verloren raakt, moet duidelijk zijn welke stappen nodig zijn.

Wat gebeurt er wanneer iemand uit dienst gaat?

Juist het vertrek van een medewerker laat goed zien waarom structureel beheer belangrijk is.

Het account moet worden geblokkeerd, actieve toegang moet worden beëindigd en zakelijke informatie moet beschikbaar blijven voor het bedrijf.

Misschien moet e-mail tijdelijk worden doorgestuurd of moet een collega toegang krijgen tot bepaalde bestanden.

Wanneer hierover vooraf geen afspraken bestaan, wordt dit vaak pas geregeld nadat een medewerker daadwerkelijk is vertrokken.

Bij een klein team kan dat gemakkelijk gebeuren. Iedereen kent elkaar en veel zaken worden informeel opgelost.

Maar digitale toegang verdient dezelfde aandacht als bijvoorbeeld het inleveren van een sleutel van het kantoor.

Geen eigen ICT-afdeling nodig

Voor professioneel Microsoft 365-beheer hoeft een klein bedrijf gelukkig niet direct een systeembeheerder in dienst te nemen.

Voor een organisatie met vijf, tien of vijftien medewerkers is een eigen ICT-afdeling meestal veel groter dan nodig.

Het beheer kan ook bij een externe ICT-partner worden ondergebracht.

Zo'n partij kan bijvoorbeeld gebruikers aanmaken en verwijderen, instellingen beheren, rechten aanpassen, computers inrichten en medewerkers ondersteunen wanneer Outlook, Teams of OneDrive niet doet wat wordt verwacht.

Een partij als Mach-IT richt zich bijvoorbeeld specifiek op kleinere bedrijven en neemt naast Microsoft 365 ook het beheer van computers en andere dagelijkse ICT-zaken uit handen.

Daardoor blijft er binnen het bedrijf één duidelijk aanspreekpunt voor technische vragen.

Ook ondersteuning hoort erbij

Microsoft 365 kan technisch perfect zijn ingericht en toch zullen medewerkers af en toe hulp nodig hebben.

Een gedeelde agenda verschijnt niet meer. Een bestand synchroniseert niet. Outlook vraagt opnieuw om in te loggen of iemand kan een gedeelde map niet vinden.

Dat zijn meestal geen grote technische incidenten, maar ze kunnen een medewerker wel behoorlijk ophouden.

Daarom is ondersteuning minstens zo belangrijk als de oorspronkelijke inrichting.

Een goede beheerder zorgt niet alleen dat de techniek achter de schermen klopt, maar helpt ook wanneer iemand tijdens zijn normale werkdag vastloopt.

Denk ook aan back-ups

Cloudopslag en een back-up worden soms als hetzelfde gezien, maar dat zijn verschillende zaken.

Microsoft 365 bevat mogelijkheden om verwijderde informatie te herstellen, maar bedrijven kunnen daarnaast kiezen voor een aparte back-up van bijvoorbeeld Exchange Online, OneDrive en SharePoint. Mach-IT biedt zo'n aanvullende back-up bijvoorbeeld als uitbreiding op Microsoft 365.

Dat kan extra zekerheid bieden bij menselijke fouten of wanneer informatie langer bewaard moet blijven.

Welke vorm van back-up nodig is, hangt af van hoe belangrijk de gegevens zijn en welke eisen een organisatie aan herstel stelt.

Goed beheer groeit mee met het bedrijf

Het voordeel van Microsoft 365 is dat een bedrijf klein kan beginnen.

Met een paar accounts kun je al professioneel mailen, bestanden delen en samenwerken. Komen er later medewerkers bij, dan kan de omgeving meegroeien.

Maar juist tijdens die groei is het verstandig om structuur te bewaren.

Maak duidelijke afspraken over accounts. Denk na over rechten. Richt gedeelde bestanden logisch in. Zorg dat beveiliging standaard wordt toegepast en leg vast wat er gebeurt wanneer iemand begint of vertrekt.

Daarvoor hoef je als ondernemer niet zelf alle technische instellingen van Microsoft 365 te begrijpen.

Je moet vooral weten dat iemand verantwoordelijk is voor het beheer.

Want uiteindelijk is dat waar een goede cloudomgeving om draait: medewerkers moeten veilig kunnen inloggen, hun bestanden kunnen vinden en gewoon aan het werk kunnen.

Zonder dat Microsoft 365 zelf een extra dagtaak wordt.